Digitaal Darwinisme
Digitale transformatie; het is een hot topic bij veel organisaties. Iedereen heeft het erover, maar wat is het? En waarom is het belangrijk? Volgens Johan van der Meulen, directeur en mede-eigenaar van 8D games, draait het allemaal om een leven lang leren.
Uit onderzoek van Innosight blijkt dat organisaties gemiddeld steeds minder lang bestaan. Zo was de levensduur van een Amerikaans S&P 500 bedrijf in 1965 ruim 30 jaar, in 2021 was dat nog maar 20 jaar. Dit komt door de snelheid waarin nieuwe technologieën worden ontwikkeld, is kennis snel verouderd, veranderen verdienmodellen en worden er nieuwe businessmodellen gecreëerd.
Denk aan de razendsnelle opkomst van flitsbezorging. Een nieuw businessmodel dat concurreert met supermarkten en bezorgdiensten als Thuisbezorgd en UberEats. Flitsbezorgdienst Gorillas, die belooft binnen tien minuten je boodschappen te bezorgen, is zelfs één van de snelst groeiende bedrijven van Europa. In één jaar tijd heeft Gorillas al 11.000 werknemers in dienst en vestigingen in negen landen. Ze groeien niet zo hard omdat ze zoveel winst maken; het bedrijf verliest op dit moment miljoenen. Dit doen ze om de concurrentie voor te blijven en het bedrijf zo snel mogelijk in waarde te laten stijgen. Vanuit de verwachting dat de winst daarna komt.
Digitale transformatie is gedragsverandering
Om als organisatie bestaansrecht te hebben, wil je meegaan met de snel veranderende omgeving. Digitaal transformeren speelt hierin een cruciale rol. Maar wat is het precies? Digitale transformatie is het integreren van digitale technologieën in alle onderdelen van een organisatie. Hierdoor verandert de manier van werken binnen het bedrijf én het zorgt ervoor dat de organisatie wendbaarder wordt, zodat je sneller in kunt spelen op de behoeften van klanten. Hierdoor verbetert ook de concurrentiepositie.
Denk aan de razendsnelle opkomst van flitsbezorging. Een nieuw businessmodel dat concurreert met supermarkten en bezorgdiensten als Thuisbezorgd en UberEats. Flitsbezorgdienst Gorillas, die belooft binnen tien minuten je boodschappen te bezorgen, is zelfs één van de snelst groeiende bedrijven van Europa. In één jaar tijd heeft Gorillas al 11.000 werknemers in dienst en vestigingen in negen landen. Ze groeien niet zo hard omdat ze zoveel winst maken; het bedrijf verliest op dit moment miljoenen. Dit doen ze om de concurrentie voor te blijven en het bedrijf zo snel mogelijk in waarde te laten stijgen. Vanuit de verwachting dat de winst daarna komt.
Digitale transformatie is gedragsverandering
Om als organisatie bestaansrecht te hebben, wil je meegaan met de snel veranderende omgeving. Digitaal transformeren speelt hierin een cruciale rol. Maar wat is het precies? Digitale transformatie is het integreren van digitale technologieën in alle onderdelen van een organisatie. Hierdoor verandert de manier van werken binnen het bedrijf én het zorgt ervoor dat de organisatie wendbaarder wordt, zodat je sneller in kunt spelen op de behoeften van klanten. Hierdoor verbetert ook de concurrentiepositie.
“Toen wij net begonnen deden we alles in Excel,” vertelt Johan. “We zijn van origine een softwarebedrijf en koppelden van alles aan elkaar als we dat nodig hadden om efficiënter te werken. Deze hobby liep wat uit de hand en uiteindelijk waren we wel heel complexe interne systemen aan het ontwikkelen, terwijl andere bedrijfsprocessen vast begonnen te lopen. Uiteindelijk moet je de keuze maken om niet meer alles zelf te willen doen of te ontwikkelen. De noodzaak om te veranderen was er. We hebben toen besloten om softwarepakketten voor interne communicatie, klantcommunicatie, projectmanagement en planning te kopen. Na het zetten van zulke stappen denk je 99 van de 100 keer; hoe hebben we dit ooit zonder gedaan?”
“Een grote verandering teweeg brengen is niet eenvoudig. Techniek en mensen zijn hierin belangrijk. Als de techniek centraal staat is de transformatie gedoemd om te mislukken. De mensen binnen je organisatie zorgen ervoor dat ideeën slagen of falen. Maar mensen die al een aantal jaar iets op een bepaalde manier doen, vinden het lastig om te veranderen. Helemaal als het om een grote verandering zoals een digitale transformatie gaat, omdat dit je werknemers raakt op meerdere vlakken: inhoud, processen en relaties. Het verandert de manier van werken én samenwerken.”
"Een grote verandering teweeg brengen is niet eenvoudig.”
Zo is het team van Johan de app Slack gaan gebruiken. Hiermee kun je op afstand met elkaar overleggen, bestanden delen en anderen van feedback voorzien. “Wij delen hierin updates over projecten. Je kan een update posten en lezen wanneer je wilt. Met een e-mail verlies je het overzicht. Door Slack zijn wij efficiënter gaan werken. Ik ervaar het zelf door dat ik het minder druk kreeg, maar wel hetzelfde gedaan kreeg.”
Succes
Johan ervaart bijna geen uitdagingen met betrekking tot digitale veranderingen binnen zijn eigen bedrijf. Dat heeft te maken met zijn adaptieve en flexibele medewerkers én de core-business van 8D Games: het aanleren van belangrijk life skills met serious games en gamifications. Bij opdrachtgevers ervaart hij wel uitdagingen met betrekking tot gedragsverandering. “Wat ik zie bij traditioneel georiënteerde organisaties die redelijk representatief zijn voor het MKB, is dat de digitale transformatie niet altijd goed verloopt. Wij zijn bij een klant de werkvloer opgegaan en hebben gevraagd aan de medewerkers waarom de adaptie van de nieuw ‘uitgerolde’ systemen zo moeizaam gaat. Uit de gesprekken kwamen er een paar zaken naar voren. In het bijzonder, dat de mensen niet persé, niet willen ofzo. Ze snappen wel dat het een belangrijk onderdeel is van het werk. Alleen een paar veelvoorkomende valkuilen zien we dan terugkomen. Zo wordt de transformatie gepusht vanuit de directie en IT-afdeling. De mensen op de werkvloer ervaren een afstand met deze collega’s en ze zien niet altijd de directe meerwaarde en het belang van de verandering binnen hun eigen werkzaamheden. Advies voor verbetering van onderaf wordt na lang wachten, niet overgenomen door de IT-afdeling.”
Om de hele organisatie mee te krijgen, is het belangrijk om de medewerkers eerst het voordeel kleinschalig te laten ervaren en dit goed te faciliteren. “Geef hen een succesmoment, want onbekend maakt onbemind,” aldus Johan. “Ze moeten eerst zelf ervaren welke voordelen de verandering oplevert. Voor het verder doorvoeren spelen onder andere early adaptors en ambassadeurs een belangrijke rol. Een herkenbaar gezicht voor het team, dat zij kunnen aanspreken met hun vragen. “Die persoon kan de verandering uitleggen, de voordelen benoemen en ervoor zorgen dat zijn collega’s de innovatie kunnen inzetten en toepassen. Dit moet je niet eenmalig doen, maar structureel. Het zit echt in de details! Als je bijvoorbeeld elke week een update uitvoert waardoor iedereen elke keer weer opnieuw moet inloggen, haken de collega’s snel af.”
Zodra je aan de gang gaat met innovaties, wordt de bestaande orde uitgedaagd. Bedrijven die niet met de ontwikkelingen mee kunnen of willen gaan, lopen vast en liggen er uiteindelijk uit. Het is dus een leven lang aanpassen en leren. Zowel voor werknemers als werkgevers.
Dit artikel is eerder verschenen in GeeftRuimte Magazine, #3 / 2022